Uma das perguntas que mais rondam a cabeça dos gestores é “como definir KPIs?”.
Os indicadores de performance são como a bússola que orienta as ações da empresa ao longo do tempo, permitindo avaliar o quão próxima ela está de atingir seus objetivos estratégicos.
Porém, na hora de entender o que é realmente importante para o negócio, vem a dificuldade de como definir KPIs da forma correta. Por isso, preparamos um checklist com 7 etapas para definir KPIs de TI de forma eficaz. Acompanhe!
1. Defina seus objetivos
Toda empresa tem objetivos de curto, médio e longo prazo. É dessa forma que planejamos o futuro da organização. Os objetivos podem ser de curto prazo (6 a 12 meses); de médio prazo (13 a 24 meses); ou de longo prazo (25 a 36 meses).
2. Aprenda como identificar métricas
Os objetivos da empresa se desdobram em metas, que são como objetivos específicos ou marcos que você vai conquistando até atingir o objetivo maior, aquele que vai trazer resultados efetivos.
A partir das metas, você tem como identificar as métricas, as quais expressam comportamentos e tendências. Assim, se o seu objetivo é reduzir os custos de TI em 20%, uma métrica seria a redução gradativa do uso de energia elétrica a partir da substituição e equipamentos antigos.
3. Identifique os indicadores de TI
Métricas e indicadores de TI têm diferença. Enquanto as métricas mensuram comportamentos e tendências, os KPIs medem resultados. Assim, todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um indicadores de performance.
É por isso que você deve sempre pensar em 3 condições básicas para ter um KPI de TI:
- ele deve ser específico (aumentar a produtividade em 10%, por exemplo);
- tem que ser mensurável (aumentar a produtividade em 10%, em 3 meses);
- precisa ser fácil de medir.
4. Saiba quem são os responsáveis pelo KPI
Quem são as pessoas envolvidas com o atingimento dos objetivos de TI? Que atividades estão relacionadas à eles? Só dessa forma você saberá quanto de recursos estão mobilizados para que sua empresa chegue onde deseja.
É dessa forma também que você poderá responsabilizar as pessoas, delegar atribuições mais estratégicas e acompanhar a efetividade das ações.
5. Entenda quais são as atividades mais relevantes
Depois de descobrir quais atividades podem contribuir para atingir o seu KPI de TI, é necessário fazer uma seleção: quais delas têm maior impacto sobre os resultados?
Divida entre atividades de curto, médio e longo prazo, a fim de ter indicadores mais próximos da realidade. Por exemplo: a implementação de um software traz resultados de médio e longo prazo, portanto, não adianta esperar redução de custos logo no primeiro mês.
6. Determine a forma de medição
Como as métricas e indicadores de TI serão calculadas? Que método matemático será utilizado para conferir se os objetivos e metas estão sendo cumpridos?
Tenha em mente que a mensuração de dados deve ser fácil e intuitiva, assim como simples de ser compreendida por qualquer pessoa.
7. Acompanhe sua evolução
Por fim, acompanhe os dados sistematicamente e analise a performance do setor de TI. Tem como definir KPIs mais específicos ou esses são suficientes? Os resultados estão como você esperava ou é preciso encontrar formas de otimizar o trabalho para maximizá-los?
Se você ainda tem dúvidas sobre quais KPIs são mais importantes para sua empresa, talvez você precise de ajuda especializada. Saiba se você precisa de uma consultoria de TI!
